1 Inledning

SMIF, Föreningen Svenska Marknadsundersökningsföretag och SCB, Statistiska CentralByrån, har tillsammans utarbetat följande riktlinjer för certifiering enligt ISO 20252. För att åberopa att certifiering enligt ISO 20252 skett i enlighet med dessa riktlinjer krävs att certifieringsinstans som utfört certifieringen skriftligen intygar att så är fallet. SMIFs medlemsföretag och SCB förbinder sig att följa dessa riktlinjer och rekommenderar att även andra intressenter som avser att certifiera sig enligt ISO 20252 gör detsamma.

För att kunna fastställa om undersökningsföretag uppfyller ISO 20252 tillämpas ett system med återkommande granskning, där man stickprovsvis undersöker om vederbörande undersökningsföretag tillämpar reglerna i ISO 20252 på ett korrekt sätt där detta är relevant. Det är i praktiken inte möjligt att utöva 100 % kontroll av alla utförda uppdrag. Genom att välja en återkommande stickprovskontroll eftersträvar man att beställaren av en undersökning skall få en så hög säkerhet som möjligt beträffande kvaliteten i undersökningen i förhållande till acceptabla kostnader.

Överensstämmelsen med normen skall granskas av en certifieringsinstans. Certifieringsinstansen skall vid överensstämmelsebedömningen rätta sig efter de nedan uppräknade aspekterna.

a) Undersökningsföretagets kvalitetsystem.

b) Specifikationer för all verksamhet som klienterna skall ha direkt kännedom om.

c) Specifikationer för all verksamhet som normalt sker utanför klientens insyn.

I det certifikat som certifieringsinstansen utfärdar skall fastslås att vederbörande undersökningsföretag vid granskningstidpunkten uppfyller kraven enligt ISO 20252.

2 Krav beträffande undersökningsföretaget

Företaget skall kunna garantera att man sysslar med marknadsundersökningar och/eller opinionsundersökningar och/eller samhällsundersökningar. Dessa verksamheter ska bedrivas inom en identifierbar organisatorisk enhet. Det skall framgå att undersökningsverksamheten bedrivs helt avskilt från företagets eventuella övriga verksamheter.

Vidare skall det företag som skall certifieras beskriva det kvalitetssystem som kommer att tillämpas för att göra det organisatoriskt möjligt att genomföra ISO 20252. Den tillhörande kvalitetsdokumentationen skall göras tillgänglig för certifieringsinstansen, som skall erhålla svar på följande frågor:

a) Vem är slutgiltigt ansvarig för kvalitetssystemet

b) Att alla berörda medarbetare har tillgång till kvalitetsdokumentation eller den del av kvalitetsdokumentationen som avser deras individuella arbetsuppgifter

c) Att alla berörda medarbetare erhållit tillräckliga instruktioner om hur kvalitetssystemet skall tillämpas

d) Att kvalitetssystemet varit i bruk under minst tre månader innan granskningen enligt ISO 20252 får ske

3 Verksamhet som direkt berör beställaren

Med avseende på den verksamhet som behandlas i ISO 20252 och som utförs i direkt kontakt med beställaren, skall granskningen utföras i form av stickprovsvis kontroll av avslutade och pågående projekt under de senaste 12 månaderna.

Den minsta stickprovsstorleken skall vara 10 projekt.

Före certifieringen skall undersökningsföretaget uppge för certifieringsinstansen hur många kompletta avslutade och pågående projekt från de senaste 12 månaderna som finns tillgängliga. Om ej avslutade projekt förekommer skall undersökningsföretaget i förväg beskriva i vilken utsträckning som ej avslutade projekt förekommer.

Urvalet av projekt skall förrättas av certifieringsinstansen, det är tillåtet att göra detta i det granskade undersökningsföertagets lokaler.

Under granskningen skall undersökningsföretaget svara för att en fullständig dokumentation över de utvalda projekten finns tillgänglig i pappersform och/eller elektroniskt.

4 Verksamhet som indirekt berör beställaren

Certifieringsinstansen skall utreda följande förhållanden för de utvalda uppdragen:

- hur företaget behandlar och ingår avtal med underleverantörer som inte uppfyller ISO 20252.

- hur rekrytering, utbildning och handledning av intervjuare och annan produktionspersonal sker.

5 Revisionsfrekvens

En fullständig revision skall genomföras minst en gång vart tredje år. Ett och två år efter en fullständig revision skall uppföljningsrevisioner äga rum, såvida det inte har förekommit brister som har konstaterats vid en fullständig revision och som enligt certifieringsinstansens bedömning gör det nödvändigt att efter ett år genomföra en ny fullständig revision för att kontrollera att bristerna har avhjälpts på ett korrekt sätt och därför inte längre förekommer.

ANMÄRKNING

Härmed avses brister som inte är så allvarliga att certifiering inte kan beviljas, men som det ändå finns behov av att undanröja med kort varsel (dvs. inom ett år). Certifieringsinstansen skall vid utfärdandet av certifikatet ange vilka brister som det gäller och om de är av en sådan art att en normal uppföljningsrevision inte kan äga rum efter ett år utan en ny fullständig revision är nödvändig.

Om de konstaterade bristerna har en sådan omfattning att certifiering inte kan beviljas får vederbörande undersökningsföretag själv tidigast efter tre månader begära en ny fullständig revision.

Vid en fullständig revision skall alla beskrivna kontrollåtgärder genomföras.

Vid uppföljningsrevision skall undersökningsföretaget leverera all den information som certifieringsinstansen begär. Detta avser följande:

1 Uppgifter om eventuella organisatoriska och/eller juridiska förändringar inom företaget.

2 Förteckning över avslutade och pågående undersökningsprojekt under de 12 månaderna som föregår uppföljningsrevisionen.

3 Senaste version av kvalitetsdokumentationen.

4 Uppgifter om nyligen ingångna avtal med underleverantörer.

5 Översikt över utbildnings- och fortbildningsverksamheten för egna medarbetare och intervjuare under de senaste 12 månaderna.

Granskningen skall bland annat omfatta ett begränsat stickprov av slutförda undersökningsprojekt och lämnade offerter under den månad som föregår uppföljningsrevisionen. Detta stickprov, som skall omfatta minst fem projekt, skall väljas ut av certifieringsinstansen från de förteckningar som undersökningsföretaget levererar. Certifieringsinstansen skall därefter ange vilken specifik information om varje uppdrag som skall inlämnas skriftligt.

6 Certifieringsinstansens rapportering

Undersökningsföretaget skall erhålla ett certifikat från certifieringsinstansen om revisionen har utvisat att det finns berättigad anledning att anta att företaget vid granskningstidpunkten uppfyller kraven enligt ISO 20252.

Certifikat skall utfärdas både efter fullständig revision och efter varje uppföljningsrevision. Utfärdade certifikat är giltiga i ett år med en marginal på 2 månader, vilket innebär att nästa fullständiga revision eller uppföljningsrevision skall äga rum inom 10 till 14 månader efter närmast föregående fullständiga revision eller uppföljningsrevision.

Certifieringsinstansen bör förutom utfärdandet av ett certifikat upplysa det certifierade företaget skriftligt eller muntligt om mer detaljerade iakttagelser. Om det har framkommit brister som behöver undanröjas och som därmed nödvändiggör en kompletterande revision inom en specifik tidsfrist skall certifieringsinstansen skriftligt ange de specifika brister som detta avser. Om bristerna är sådana att certifikat inte kan utfärdas skall certifieringsinstansen ge vederbörande företag en kortfattad skriftlig redogörelse för detta.

7 Bedömningsschema ISO 20252

Iakttagelserna under bedömningen kan ge omdömet (a) överensstämmelse (varvid kraven är uppfyllda och certifikatet kan utfärdas) eller (b) brist (varvid kraven inte är uppfyllda). I det sistnämnda fallet kan följande situationer uppkomma:

a) När det gäller en mindre brist: Certifikatet utfärdas, men undersökningsföretaget måste ha åtgärdat iakttagelserna senast till nästkommande fullständiga revision eller uppföljningsrevision. Vid denna nästföljande revision skall de avhjälpande åtgärderna bedömas. Om den mindre bristen har avhjälpts skall den mindre bristen ändras till överensstämmelse. Om den mindre bristen inte alls eller endast ofullständigt har avhjälpts ändras den till en störrebrist

b)När det gäller en större brist: Detta medför att certifikat enligt ISO 20252 inte kan utfärdas. Vederbörande organisation skall ges möjlighet att åtgärda bristerna inom en tidsfrist på högst 30 arbetsdagar. Efter denna tidsfrist skall avhjälpningsåtgärderna bedömas. Om den större bristen har avhjälpts skall den större bristen ändras till överensstämmelse, varefter certifikatet kan utfärdas. Om den större bristen inte alls eller endast otillräckligt har avhjälpts utfärdas inget certifikat.

8 Bedömningskriterier ISO 20252

Certifieringsinstansen skall fatta beslut på grundval av det sätt på vilket instansen har konstaterat att företaget hanterar kraven enligt ISO 20252, inklusive kommentarerna från företaget. Beslutet skall fattas av en revisor som uppfyller gällande kvalifikationskrav men som inte har ingått i revisionsteamet.

Om ett specificerat krav inte har uppfyllts skall brist konstateras. Bristen kan vara en mindre eller en större brist

En mindre brist föreligger om ett specificerat krav inte är uppfyllt och detta enligt revisorernas åsikt på lång sikt medfören förhöjd risk för undersökningarnas kvalitet. En större brist föreligger om ett specificerat krav inte är uppfyllt och detta omedelbart medför en hög risk. En mindre brist som inte avhjälps skall betraktas som en större brist.

Om certifieringsinstansen konstaterar en eller flera större brister skall den innan en definitiv bedömning görs ge företaget tillfälle att inom en tidsfrist på 10 arbetsdagar reagera skriftligt på rapportutkastet. Certifieringsinstansen skall därefter, med hänsyn tagen till de dokument och upplysningar som framlagts av undersökningsföretaget samt, om instansen bedömer att detta är nödvändigt, till kompletterande utredningar, utarbeta en definitiv bedömning. Undersökningsföretaget skall ges tillfälle att inom 30 arbetsdagar vidta avhjälpande åtgärder varefter certifikatet får utfärdas om avhjälpning har skett i tillräcklig omfattning.

Standarden innehåller krav på valideringskontroll där urvalsstorleken för kontrollen ska vara en fix procentsats t ex ska valideringsnivån för medlyssning uppgå till minst 5% av antalet genomförda intervjuer. Då standarden primärt inte är utformad för löpande undersökningsprojekt med stora urval är detta krav varken praktiskt genomförbart eller rimligt för denna typ av undersökningsprojekt. Valideringskontroll kan i dessa fall genomföras med betydligt mindre urvalsstorlek och ändå generera rimlig precision.

Följande omständigheter skall alltid betraktas som större överensstämmelsebrister (större brister kan dock förekomma inom andra områden):

3.1: Inget eller endast ett kvalitativt otillräckligt dokumenterat kvalitetsstyrningssystem tillämpa

3.2: Konstaterad icke sekretesskyddad hantering av information från klient.

4.5.1.2, 4.5.1.3, 4.5.1.4 och 4.5.1.5: Otillfredsställande urvalsbeskrivning.

5.3.3: De krav som gäller för undersökningar bland barn eller utsatta intervjupersoner har inte uppfyllts.

5.4.1: Otillfredsställande validering av intervjuarnas resultat

5.6.5: Kränkning av enskilda intervjupersoners anonymitet.

Granskningsinstanser och granskare

a. Krav beträffande ceritfieringsinstansen

Certifiering på grundval av ISO 20252 skall genomföras av en certifieringsinstans som är ackrediterad med stöd av kraven i NEN-EN-ISO-/IEC 17020 eller som har en därmed likvärdig ställning

Certifieringsinstansen skall uppfylla de krav på opartiskhet som gäller för en provningsinstans av typ A (enligt definitionen i NEN-EN-ISO/IEC 17020).

Certifieringsinstansen och dess medarbetare skall garantera sekretessen för den information som erhålls under genomförandet av granskningsverksamheten.

b. Krav beträffande certifieringspersonalen

Certifieringsinstansens personal måste uppfylla ett antal krav för att kvalitetssäkringen skall kunna garanteras. Certifieringspersonalens utbildning och erfarenhet skall kunna redovisas. Nedan åskådliggörs dessa krav schematiskt.

Revisor

1. Utbildning/kompetensnivå: Arbets- och kompetensnivå motsvarande högre akademisk utbildning, kvalitetsledning, undersökningsmetodik och statistik skall ha ingått i tidigare utbildning, kännedom om ISO 20252 och om alla lagar och förordningar som är relevanta för ISO 20252.

2. Erfarenhet: Minst två års yrkeserfarenhet inom området marknads- opinions- och/eller samhällsundersökningar.

3. Arbetsuppgifter: Att genomföra revisioner hos företag inom ramen för ISO 20252. I förlängningen av detta, ansvar för kunskapsutveckling och kunskapsöverföring samt upprätthållande av kontakter som stöd för certifieringsinstansens målsättningar.

Uppfyller inte certifieringsinstansens personal kravet vad gäller kompetens och erfarenhet inom undersökningsområdet skall certifieringsinstansen anlita en konsult som uppfyller dessa krav. Konsulten skall stötta certifieringsinstansens ordinarie personal och delta i certifieringsarbetet under minst en arbetsdag per revisionstillfälle.

c. Certifieringsprocessens tidsmässiga omfattning

Följande tidsmässiga insatser av certifieringsinstansen skall gälla vid certifiering enligt ISO 20252.

Mandagstabell för certifiering enligt ISO 20252

Miniminivåer

Certifieringsrevision/vart 3:e år Uppföljningsrevision